Van Ambitie naar Realisatie
Reeds in 2007 begon TU Delft met het automatiseren van hun factuurverwerking. Toen Basware een vernieuwde versie lanceerde, ontstonden er nieuwe vragen over de uitbreidingsmogelijkheden van het systeem. Deloitte Consulting werd aangetrokken en het resultaat was een plan vol ambitie, met potentie om jaarlijks tien procent te besparen. Maar, zoals Sandra Heuvelman, verantwoordelijk voor de documentenstroom, aanhaalt: “Vele bedrijven wisten destijds niet hoe xml-facturen te verzenden. Het vergde tijd en kennis om ze aan boord te krijgen.”
Het 4Exchange Tijdperk
Met hulp van het 4Exchange platform kon TU Delft e-invoices in xml-formaat ontvangen. Het portal transformeerde facturen naar het gewenste formaat van TU Delft, verrijkt met alle noodzakelijke bijlagen. Echter, voor ze worden afgeleverd, passeerden ze eerst de 4Exchange Validation Service. Dit systeem verrijkt automatisch inkomende facturen met gegevens uit het ERP-systeem en weigert facturen die niet voldoen aan de bedrijfsregels. Heuvelman zegt: “Hierdoor arriveren facturen met extra informatie direct op de juiste plek en kunnen incorrecte facturen automatisch worden geretourneerd.”
Onboarding: Een Gedeelde Missie
Het inschakelen van leveranciers op het 4Exchange platform was geen sinecure. De initiële voortgang was traag, mede omdat leveranciers tijd nodig hadden om zich aan te passen. 4Exchange ondersteunde TU Delft met essentiële documentatie en inzichten. Een jaar later kwam al bijna vijftig procent van de facturen binnen via e-invoicing. “De kennis is nu wijdverspreid, waardoor we onze factureringseisen verder kunnen verfijnen”, voegt Heuvelman toe.
Toekomst in Zicht
In september 2018 daagde TU Delft 2.000 leveranciers uit voor xml e-invoicing. Deze aanpak werkte, met bijna de helft van deze leveranciers nu aangesloten op het 4Exchange platform. Steeds meer orders van TU Delft worden geplaatst op dit platform. Hierdoor kunnen leveranciers eenvoudig een inkooporder converteren naar een e-invoice. Het uiteindelijke doel? Touchless processing: een volledig geïntegreerde uitwisseling van orders en facturen tussen leverancier en klant.
