Eén online platform voor zorgeloze uitwisseling van documenten met leveranciers en klanten
4Exchange: Naadloze conversie, validatie, verrijking én distributie van facturen, orders, orderbevestigingen en pakbonnen in binnen- en buitenland.
of lees meer
Belangrijke knelpunten van elektronische documentstromen tussen organisaties
Wisselende wensen en eisen van klanten en leveranciers ten aanzien van bestandsformaten voor elektronische documentuitwisseling
Gebrek aan eigen resources om technisch en operationeel elektronische documentstromen op te zetten en te beheren
Voldoen aan (inter)nationale wet- en regelgeving voor risicobeheersing en een compliant proces
Lage productiviteit en verlies van tijd door handmatige uitvoering van o.a. validaties en/of dataverrijking
Grote variatie aan distributie methoden. E-mail en pdf, maar ook netwerken zoals Peppol, Tungsten, SAP Ariba etc.
Problemen met fraude door een gebrek aan controle van ontvangen documenten
Gevolgen van inefficiënte documentuitwisseling tussen organisaties
Risico's op fouten en vertragingen door gebrek aan standaardisering
Gebrek aan gestandaardiseerde documenten verhoogt het risico op fouten en vertragingen bij het verwerken van facturen, wat gevolgen kan hebben voor de gehele supply chain en de leverbetrouwbaarheid van leveranciers. Daarnaast kan het gebrek aan standaardisatie het moeilijk maken om de overdracht van gegevens tussen systemen te automatiseren.
Compliance risico's
Toegenomen en steeds veranderende (inter-)nationale wet- en regelgeving vergen veel tijd en vaak ook aanpassingen in de bedrijfsvoering en processen, met flinke sancties wanneer je organisatie niet voldoet. Dit kan grote gevolgen hebben voor de winstgevendheid en zelfs continuïteit van je organisatie.
Ontevredenheid onder medewerkers
Medewerkers dienen repetitieve taken te blijven uitvoeren en worden weinig uitgedaagd. Kans op verloop neemt daardoor toe.
Verhoogde kans op (financiële) fouten of zelfs fraude
Gebrek aan controle en validatie van ontvangen documenten vergroot de kans op spookfacturen, dubbele betalingen en frauduleuze transacties, wat resulteert in financiële verliezen en reputatieschade.
Groei van de organisatie is moeilijk op te vangen
Groei kan moeilijk worden opgevangen, omdat de organisatie extra resources moet aantrekken om het huidige (complexe) proces in stand te houden.
Eén online platform dat u ontzorgt voor het compliant uitwisselen van zakelijke documenten
Geen zorgen omtrent bestandsformaten, distributietechnieken en wet- en regelgeving. Optimaliseer uw elektronisch documentenverkeer met 4Exchange.
Geïntegreerde Documentontvangst en -verzending
Probleemloos ontvangen én verzenden van elk documenttype. Geen aanpassingen vereist, een kind kan de was doen. Bied uw klanten en leveranciers de ultieme gebruiksvriendelijkheid door 4Exchange het werk te laten doen. Geen omslachtige procedures meer, maar een soepele digitale ervaring.
-
Automatische conversie van en naar alle documentstandaarden
-
Naadloze integratie met al uw huidige systemen
-
Het originele (niet geconverteerde) document blijft behouden en makkelijk traceerbaar
Automatische distributie wereldwijd
4Exchange is aangesloten op diverse netwerken en ondersteunt een groot scala aan gewenste distributiemethodes. U hoeft zich geen zorgen meer te maken of een order of factuur via de mail, rechtstreeks of via een netwerk verstuurd moet worden. 4Exchange regelt het voor u.
-
Toegang tot externe netwerken als Peppol, Tungsten, SAP Ariba, Basware Network, et cetera
-
Wereldwijd elektronische documenten verzenden en ontvangen
-
Mogelijkheid tot traceren van alle transacties
Uitgebreide controle en validatie
Door documenten eerst automatisch te valideren op geldigheid en juistheid, kunnen latere handmatige correctie worden voorkomen. Zo kunnen inkomende facturen eerst automatisch worden gecheckt, nog voordat factuurverwerking plaatsvindt, om uitval te voorkomen. Een tijdbesparende oplossing die de efficiëntie van uw bedrijf verhoogt.
Validatie kan plaatsvinden op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de Kamer van Koophandel of de btw-database van de Europese Commissie.
-
Detectie van onjuiste / onvolledige documenten
-
Authenticiteitsverificatie leveranciers door middel van een masterdata check
-
Controle op dubbele en/of spookfacturen
-
Encryptie van bestanden en distributiekanalen
Uw eigen business rules inbrengen
Maatwerk automatisering op basis van uw specifieke bedrijfsregels. Laat het zware werk over aan ons plaform en focus op wat er echt toe doet. Onze software stelt u in staat om efficiënter te werken.
-
Automatische uitvoering van specifieke (maatwerk) controles
-
Automatisering van acties (automatisch retourneren van invalide documenten bijvoorbeeld)
-
Exception management; behandel alleen nog uitzonderingen en focus op het verminderen hiervan
-
Flexibiliteit om uw processen naar wens in te richten
Compliant en geautomatiseerd elektronische documenten uitwisselen met klanten en leveranciers
Efficiënt, kostenbesparend en volledig 'in control'
-
Verlaag de operationele kosten door het automatiseren van bestandsconversies, validatie en dataverrijking.
-
Zekerheid over (wereldwijde) compliance binnen de organisatie. Wij monitoren voortdurend de nieuwste wet- en regelgeving, wat betekent dat u dit niet hoeft te doen.
-
Geen zorgen meer om bestandsconversies of het kieze van de juiste distributiemethode. Dit gebeurt allemaal geautomatiseerd.
-
Zekerheid over de juistheid van inkomende facturen door het geautomatiseerd vergelijken van ontvangen factuurdata met de data in achterliggende systemen.
-
Het invoice-to-pay proces wordt verkort door de (geautomatiseerde) verwerking van gestructureerde data. Dit resulteert in meer data zonder validatiefouten t.o.v. PDF documenten
-
Bespaar 30-40% tijd door het automatiseren van handmatige acties.
Maak een vliegende start met 4Exchange
Optimaliseer uw documentverzending en -ontvangst.
Maak een vliegende start met 4Exchange
Voor het compliant en (inter)nationaal elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten.
-
Pay per use: afrekening vindt plaats op basis van werkelijk verbruik
-
Flexibel overeenkomst afgestemd op uw situatie
-
Nederlandstalige helpdesk (en Engels uiteraard) en korte communicatielijnen met vakkundige experts zoals projectmanagers, consultants of accountmanagers
-
U wordt ontzorgt in de onboarding van uw leveranciers