Eén online platform voor zorgeloze uitwisseling van documenten met leveranciers en klanten


4Exchange: Naadloze conversie, validatie, verrijking én distributie van facturen, orders, orderbevestigingen en pakbonnen in binnen- en buitenland.


NEEM CONTACT OP  of  lees meer

achmea200 profity200 bam200 TUDelft200 Renewi200

"Met alle verschillende documentstandaarden, business netwerken, en wet- en regelgeving, kan het een hele uitdaging zijn om zakelijke documenten elektronisch (internationaal) uit te wisselen."

 

4EX_mogelijkegevolgen_button_purple

Belangrijke knelpunten van elektronische documentstromen tussen organisaties

4EX_contact_icon_phone

Wisselende wensen en eisen van klanten en leveranciers ten aanzien van bestandsformaten voor elektronische documentuitwisseling 

4EX_icon_uitdagingen_link

Gebrek aan eigen resources om technisch en operationeel elektronische documentstromen op te zetten en te beheren

4EX_icon_uitdagingen_warning

Voldoen aan (inter)nationale wet- en regelgeving voor risicobeheersing en een compliant proces

4EX_icon_uitdagingen_graph

Lage productiviteit en verlies van tijd door handmatige uitvoering van o.a. validaties en/of dataverrijking

4EX_icon_uitdagingen_controle

Grote variatie aan distributie methoden. E-mail en pdf, maar ook netwerken zoals Peppol, Tungsten, SAP Ariba etc.

4EX_icon_uitdagingen_nophone

Problemen met fraude door een gebrek aan controle van ontvangen documenten

4EX_mogelijkegevolgen_circle_640x640

 

4EX_mogelijkegevolgen_button

Gevolgen van inefficiënte documentuitwisseling tussen organisaties

4EX_mogelijkegevolgen_icon_exclamation_orange Risico's op fouten en vertragingen door gebrek aan standaardisering

Gebrek aan gestandaardiseerde documenten verhoogt het risico op fouten en vertragingen bij het verwerken van facturen, wat gevolgen kan hebben voor de gehele supply chain en de leverbetrouwbaarheid van leveranciers. Daarnaast kan het gebrek aan standaardisatie het moeilijk maken om de overdracht van gegevens tussen systemen te automatiseren.

4EX_mogelijkegevolgen_icon_exclamation_orange Compliance risico's

Toegenomen en steeds veranderende (inter-)nationale wet- en regelgeving vergen veel tijd en vaak ook aanpassingen in de bedrijfsvoering en processen, met flinke sancties wanneer je organisatie niet voldoet. Dit kan grote gevolgen hebben voor de winstgevendheid en zelfs continuïteit van je organisatie.  

4EX_mogelijkegevolgen_icon_exclamation_orangeOntevredenheid onder medewerkers

Medewerkers dienen repetitieve taken te blijven uitvoeren en worden weinig uitgedaagd. Kans op verloop neemt daardoor toe.

4EX_mogelijkegevolgen_icon_exclamation_orange Verhoogde kans op (financiële) fouten of zelfs fraude

Gebrek aan controle en validatie van ontvangen documenten vergroot de kans op spookfacturen, dubbele betalingen en frauduleuze transacties, wat resulteert in financiële verliezen en reputatieschade.

4EX_mogelijkegevolgen_icon_exclamation_orange Groei van de organisatie is moeilijk op te vangen 

Groei kan moeilijk worden opgevangen, omdat de organisatie extra resources moet aantrekken om het huidige (complexe) proces in stand te houden.

4EX_platform_image_circle_580x580

 

4EX_platform_button_purple4EX_platform_button_purple

Eén online platform dat u ontzorgt voor het compliant uitwisselen van zakelijke documenten


Geen zorgen omtrent bestandsformaten, distributietechnieken en wet- en regelgeving. Optimaliseer uw elektronisch documentenverkeer met 4Exchange.

Geïntegreerde Documentontvangst en -verzending

Probleemloos ontvangen én verzenden van elk documenttype. Geen aanpassingen vereist, een kind kan de was doen. Bied uw klanten en leveranciers de ultieme gebruiksvriendelijkheid door 4Exchange het werk te laten doen. Geen omslachtige procedures meer, maar een soepele digitale ervaring.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Automatische conversie van en naar alle documentstandaarden

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Naadloze integratie met al uw huidige systemen

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Het originele (niet geconverteerde) document blijft behouden en makkelijk traceerbaar

4X-Ontvangst

 

4ex-verzenden

 

Automatische distributie wereldwijd

4Exchange is aangesloten op diverse netwerken en ondersteunt een groot scala aan gewenste distributiemethodes. U hoeft zich geen zorgen meer te maken of een order of factuur via de mail, rechtstreeks of via een netwerk verstuurd moet worden. 4Exchange regelt het voor u. 

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Toegang tot externe netwerken als Peppol, Tungsten, SAP Ariba, Basware Network, et cetera

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Wereldwijd elektronische documenten verzenden en ontvangen

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Mogelijkheid tot traceren van alle transacties

Uitgebreide controle en validatie 

Door documenten eerst automatisch te valideren op geldigheid en juistheid, kunnen latere handmatige correctie worden voorkomen. Zo kunnen inkomende facturen eerst automatisch worden gecheckt, nog voordat factuurverwerking plaatsvindt, om uitval te voorkomen. Een tijdbesparende oplossing die de efficiëntie van uw bedrijf verhoogt.

Validatie kan plaatsvinden op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de Kamer van Koophandel of de btw-database van de Europese Commissie.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Detectie van onjuiste / onvolledige documenten

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Authenticiteitsverificatie leveranciers door middel van een masterdata check

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Controle op dubbele en/of spookfacturen

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Encryptie van bestanden en distributiekanalen

4ex_validatie

 

4X-business-rules

 

Uw eigen business rules inbrengen

Maatwerk automatisering op basis van uw specifieke bedrijfsregels. Laat het zware werk over aan ons plaform en focus op wat er echt toe doet. Onze software stelt u in staat om efficiënter te werken.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Automatische uitvoering van specifieke (maatwerk) controles

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Automatisering van acties (automatisch retourneren van invalide documenten bijvoorbeeld)

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Exception management; behandel alleen nog uitzonderingen en focus op het verminderen hiervan

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Flexibiliteit om uw processen naar wens in te richten

4EX_voordelen_button

Compliant en geautomatiseerd elektronische documenten uitwisselen met klanten en leveranciers

Efficiënt, kostenbesparend en volledig 'in control'

4EX_voordelen_image_500x500

 

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Verlaag de operationele kosten door het automatiseren van bestandsconversies, validatie en dataverrijking.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Zekerheid over (wereldwijde) compliance binnen de organisatie. Wij monitoren voortdurend de nieuwste wet- en regelgeving, wat betekent dat u dit niet hoeft te doen. 

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Geen zorgen meer om bestandsconversies of het kieze van de juiste distributiemethode. Dit gebeurt allemaal geautomatiseerd.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Zekerheid over de juistheid van inkomende facturen door het geautomatiseerd vergelijken van ontvangen factuurdata met de data in achterliggende systemen.

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Het invoice-to-pay proces wordt verkort door de (geautomatiseerde) verwerking van gestructureerde data. Dit resulteert in meer data zonder validatiefouten t.o.v. PDF documenten

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Bespaar 30-40% tijd door het automatiseren van handmatige acties.

4EX_startdirect_button_purple

Maak een vliegende start met 4Exchange

Optimaliseer uw documentverzending en -ontvangst.

4EX_startdirect_button_purple

Maak een vliegende start met 4Exchange

Voor het compliant en (inter)nationaal elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten. 

 

 

 

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Pay per use: afrekening vindt plaats op basis van werkelijk verbruik

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Flexibel overeenkomst afgestemd op uw situatie

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • Nederlandstalige helpdesk (en Engels uiteraard) en korte communicatielijnen met vakkundige experts zoals projectmanagers, consultants of accountmanagers

4EX_platform_functionaliteiten_icon_check

  • U wordt ontzorgt in de onboarding van uw leveranciers

4EX_start_nu_image_640x640

Ook een compleet ontzorgd en volledig compliant proces voor documentuitwisseling?


Neem vandaag nog contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en/of een demonstratie te krijgen.

Neem contact op

 

4EX_startdirect_mobile_500x428

Klaar voor de eerste stap naar efficiënte documentverwerking?

Plan vandaag nog een gesprek met een van onze consultants om de mogelijkheden en een demo van 4Exchange te bespreken.

Neem contact op