Facturatie Service voor het bedrijfsleven

Easy Billing Service

De overheid stimuleert e-factureren door dit van haar leveranciers te eisen. De kansen en mogelijkheden liggen voor het oprapen, ook als u geen leverancier bent van de overheid. Het grootste voordeel voor u is dat e-facturatie zich begint uit te breiden als een olievlek. Van leveranciers van de overheid wordt verwacht dat zij hun facturen aanleveren als e-factuur. Al die leveranciers zijn zich hierop aan het voorbereiden. Denk bijvoorbeeld aan de grote leveranciers zoals energie- en telecombedrijven, waar u ongetwijfeld ook facturen van ontvangt! In dit voorbereidingsproces wordt vaak ook aan andere klanten gevraagd, of soms zelfs geëist, of ze e-facturen willen ontvangen. Steeds meer organisaties zien de voordelen van e-facturen, waarom zou u wachten tot een klant of leverancier dit van u vraagt of eist?

Eén van de belangrijkste drempels die wij vaak tegenkomen is dat organisaties denken dat klanten/leveranciers hier niet klaar voor zijn. In sommige gevallen kan dat zeker het geval zijn, maar waarom zou u daar last van moeten hebben? U ziet de voordelen van e-facturatie, waarom niet beginnen? De Easy Billing Service maakt het voor u mogelijk.

Het proces

Beeld u zich eens in dat het niet uitmaakt welke leverancier of klant klaar is voor e-factureren. Dat u alle facturen in hetzelfde formaat kunt versturen en dat u alle inkomende facturen, ongeacht hoe ze aan u verzonden worden, ontvangt in één formaat. Dat is toch een mooi ideaalbeeld. U hoeft zich niet bezig te houden met wie in welke vorm facturen kan aanleveren/ontvangen, en u werkt zelf alleen nog met het formaat van uw keuze. Dát is mogelijk met de Easy Billing Service.

Zo werkt het voor facturen versturen

Uw financiële of ERP systeem genereert een factuur. Ontvanger A wil een factuur per post, ontvanger B wil een PDF per e-mail, etc. Die stap kunt u overslaan. U stuurt al uw facturen, voor alle ontvangers, in hetzelfde formaat de Easy Exchange Connector in. Hier worden de facturen ‘vertaald’ naar het formaat dat de specifieke ontvangers wensen. Vanuit de Easy Connector worden de facturen vervolgens verstuurd en in het het juiste formaat afgeleverd bij de ontvangers.

Hierbij wordt altijd eerst gekeken naar de meest efficiënte en voordelige methode, namelijk verzending via PEPPOL. Indien uw klant niet op PEPPOL gevonden wordt, wordt gezocht naar een beschikbaar e-mailadres. Wordt er ook geen e-mailadres gevonden, dan wordt als laatste mogelijkheid het postadres gebruikt.

Zo werkt het voor facturen ontvangen

Uw leveranciers sturen u facturen. Leverancier A stuurt deze per post, leverancier B stuurt een e-factuur per e-mail, etc. U hoeft zich niet meer druk te maken over het, met behulp van OCR of handmatig overnemen, samenbrengen van deze factuurstromen in uw workflow of financieel systeem. Alle binnenkomende facturen gaan eerst de Easy Exchange connector in en worden hier ‘vertaald’ naar het formaat waar u graag mee werkt en vervolgens doorgezet naar uw workflow of financieel systeem.

Schematische weergave Easy Billing Service

Inkomende en Uitgaande facturatie

Continu optimaliseren

Wij focussen op continue optimalisatie van uw facturatieproces. Dit doen wij door uw klanten en leveranciers te stimuleren over te stappen naar elektronische facturatie en factuurverwerking. Zo streven we ernaar om een structurele kostenreductie voor u te bereiken.

Dit houdt voor u in:

  • U hoeft geen verschillende in- en/of uitgaande factuurstromen meer te managen.
  • U behaalt een structurele kostenreductie door continue optimalisatie van het facturatieproces.
  • U bespaart op tijdrovende handelingen waardoor u tijd overhoudt voor uw kerntaken.

U kiest zelf het Easy Billing Service niveau

Hoe ver wilt u gaan? Heeft u behoefte aan hulp bij een specifieke factuurstroom of wilt u alle in- en uitgaande facturen in makkelijk hanteerbare stromen? Alle combinaties zijn mogelijk, vraag ons naar de mogelijkheden.

Adviesgesprek aanvragen