E-facturatie met Easy Exchange

E-factureren wordt door veel organisaties als ingewikkeld ervaren. Dit komt waarschijnlijk door alle aandacht die het onderwerp krijgt, met daarbij de vaak gebrekkige duidelijkheid die wordt geboden. En dat is jammer. Want e-facturatie is niet ingewikkeld, we maken het alleen ingewikkeld.

Graag leggen wij het u nog een keer uit. Stap voor stap, zodat het duidelijk is en geen drempels meer opwerpt.

Verschillende facturatie mogelijkheden

Voordat we verder gaan op het wat, hoe en waarom van elektronisch factureren, is het wellicht verstandig om even kort aandacht te besteden aan de verschillende manieren waarop organisaties facturen versturen (en ontvangen):

  1. Papieren facturen per post;
  2. PDF facturen via e-mail;
  3. Facturen als pdf én als elektronisch bestand;
  4. Elektronische (XML/UBL/e.d.) facturen.

Een papieren factuur wordt gemaakt, gefrankeerd en verzonden en door de ontvangende partij na ontvangst handmatig in een computersysteem ingevoerd en betaald. Een tweede mogelijkheid is om de papieren factuur na ontvangst in te scannen en met behulp van OCR technologie te ‘lezen’ en te verwerken. Dit gebeurt ook met facturen die als PDF bestand via de e-mail ontvangen worden, zoals in optie 2 aangegeven. In beide gevallen moet er een vertaalslag worden gemaakt. De ontvangen factuur moet worden omgezet naar een elektronisch leesbaar bestand (XML/UBL) zodat het inlezen in het factuurverwerkingssysteem mogelijk wordt. Daarom zijn optie 3 en/of 4 vaak de meest efficiënte en handige methodes.

Wat is een e-factuur?

Elektronische facturen, oftewel e-facturen, zijn facturen die automatisch te verwerken zijn in een systeem, zonder handmatige handelingen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand (zoals een XML bestand) welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden.

Wat is een XML factuur?

XML staat voor eXtend Markup Language. XML lijkt op HTML maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens (in plaats van alleen de computer) leesbaar zijn. XML is een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtenuitwisseling kan worden gebruikt. Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties dient een elektronische factuur echter aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn.

Wat is e-facturatie?

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Dit is zoals gezegd wat anders dan het versturen en ontvangen van pdf facturen. Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

De voordelen van e-facturatie

Er zijn veel voordelen die een elektronische factuur biedt ten opzichte van een PDF factuur. We noemen er een aantal:

  • Een e-factuur kan direct, zonder extra handmatige handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. PDF facturen vereisen nog diverse handelingen zoals scanning, herkenning en controle door een OCR tool.
  • Grotere efficiency door volledig geautomatiseerd proces.
  • Inzichten op in de inkoopuitgaven en liquiditeit.
  • Maakt nieuwe vormen van werkkapitaalfinanciering mogelijk.
  • Levert geld op in de vorm van kostenbesparingen en betalingskortingen.

E-factureren via PEPPOL

Het zou natuurlijk handiger zijn als er maar één standaard was. Dat is precies wat de overheid ook dacht. Daarom zijn zij de afgelopen jaren druk bezig geweest met het ontwikkelen van een transactienetwerk en factuur standaard die omvattend genoeg is om aan (bijna) alle wensen te voldoen. Dit is PEPPOL geworden. PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online en is een beveiligd Europees e-facturatie netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten en elkaar (beveiligd) facturen en andere elektronische berichten kunnen sturen.

U kunt factureren via een e-facturatie netwerk (PEPPOL) vergelijken met een telecom netwerk. Eenmaal aangesloten bij een provider, bijvoorbeeld Vodafone, worden alle andere personen die op het telecom netwerk zitten (ongeacht bij welke provider) voor u bereikbaar. Mits u beschikt over het telefoonnummer. Zo werkt het eigenlijk ook bij een e-facturatie netwerk. Iedereen kan via een PEPPOL provider toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat u nodig heeft is het KvK (of OIN in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te kunnen vinden/bereiken.

Easy Exchange biedt een gecertificeerd Access Point tot het PEPPOL netwerk, waardoor u gemakkelijk, veilig en snel facturen uit kunt wisselen met andere organisatie in Europa.

Adviesgesprek aanvragen

E-facturatie: Wat heb ik nodig om te starten?

De stap van papieren, dan wel digitale (pdf via e-mail), facturatie naar elektronische facturatie lijkt groot. Dit valt echter reuze mee. Afhankelijk van uw huidige systeem en proces kunnen we u in 1 dag aansluiten. U hoeft zich in ieder geval geen zorgen te maken over óf we u wel aan kunnen sluiten. Easy Exchange maakt aansluiting mogelijk voor elk financieel / ERP systeem.

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het uitwisselen van e-facturen. Zo kunt u dit via de email doen of via een directe EDI verbinding met een leverancier. De veiligste vorm, én de nieuwe standaard, is echter het versturen van e-facturen over een beveiligd netwerk zoals PEPPOL.

Stap voor stap beginnen met e-facturatie

Wellicht ontvangt en verstuurt u alle facturen nog per post, maakt u gebruik van zowel post als e-mail of gaan alle facturen al via de e-mail. Welke vorm van factureren u ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan?

  1. Financieel pakket: Om e-facturen te kunnen versturen moet u een financieel of ERP pakket hebben dat facturen genereert.
  2. Type facturen: Moeten dit per se e-facturen zijn? Nee. Easy Exchange ‘vertaalt’ automatisch uw facturen naar de benodigde e-facturatie standaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.
  3. Toegang e-facturatie netwerk: Om de facturen vanuit uw pakket als e-facturen te versturen heeft u toegang nodig tot een e-facturatie netwerk. Wij zijn gekoppeld met PEPPOL, het Europese e-facturatie netwerk, waarover u beveiligd facturen kunt verzenden. Easy Exchange biedt een officieel, door Simplerinvoicing gecertificeerd, Access Point voor PEPPOL.
  4. Registratie PEPPOL: Om facturen over het PEPPOL netwerk te kunnen versturen moet u geregistreerd worden bij het netwerk. U wordt geregistreerd op basis van uw KvK of OIN (voor overheidsinstanties) nummer, waardoor u makkelijk vindbaar bent op het netwerk voor andere organisaties.

Het e-facturatie proces

Plaatjes zijn soms makkelijker dan woorden. Hieronder vindt u een schematische weergave van hoe e-facturatie via het PEPPOL netwerk er ongeveer uitziet. Aan de linkerzijde ziet u hoe de facturen die gegenereerd worden door uw ERP / financieel systeem, door de Easy Exchange Connector omgezet worden in het benodigde PEPPOL formaat. De facturen worden vervolgens, via ons Access Point, over het PEPPOL netwerk verstuurd naar uw klant. Daar wordt de PEPPOL factuur rechtstreeks in het ERP / financieel systeem van uw klant verwekt. Mocht het systeem van uw klant nog geen PEPPOL facturen kunnen verwerken, dan kan Easy Exchange de PEPPOL factuur weer omzetten naar een formaat wat wel door het systeem van uw klant verwerkt kan worden.

E-facturen Verzenden en Ontvangen

Bent u specifiek geïnteresseerd in alleen het verzenden of ontvangen van e-facturen? Kijk dan naar onze oplossingen Easy Exchange – Verzenden of Easy Exchange – Ontvangen.