E-facturen ontvangen

Een of meer van uw leveranciers zijn overgestapt op e-factureren en willen u graag facturen versturen via het PEPPOL netwerk. Met Easy Exchange verkrijgt u beveiligde toegang tot dit netwerk en bent u direct in staat e-facturen te ontvangen.

Waarom e-facturen ontvangen

Voor sommigen lijkt het misschien nog een ‘ver van je bed’ verhaal. Wat echter belangrijk is om te weten is dat de overheid vanaf april 2019 alleen nog maar e-facturen accepteert. Dus bent u leverancier van de overheid, dan bent u vanaf dat moment ook verplicht uw facturen als e-factuur aan te leveren.

Daarnaast heeft deze wetgeving ertoe geleid dat bijna alle grote partijen, zoals telecomaanbieders en energieleveranciers, hun facturen nu al via het PEPPOL netwerk aan de overheid versturen. Die facturen kunt u voortaan ook als e-factuur ontvangen. Dat zijn de grote, regelmatig terugkerende facturen waar u een eerste grote slag mee kan slaan.

Hoe ontvang ik een e-factuur?

Hoe werkt dat dan, het ontvangen van e-facturen? Dit is min of meer hetzelfde proces als bij het verzenden van een factuur, maar dan omgekeerd. Uw financieel/ERP óf uw workflow systeem wordt gekoppeld aan de Easy Exchange software. Doordat u aangemeld bent als participant op het netwerk, bent u vindbaar voor alle andere organisaties die hierop aangemeld zijn. Uw leveranciers zijn zo in staat om u via het netwerk, beveiligd, een factuur toe te sturen.

Het netwerk levert, via ons Access Point de factuur bij u af. Deze wordt, indien nodig, door de Easy Exchange software ‘vertaald’ naar het bestandsformaat dat uw systeem kan verwerken. De factuur wordt vervolgens afgeleverd in uw systeem voor verdere verwerking.

Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:

E-facturen Ontvangen

Stap voor stap e-facturen ontvangen

Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het ontvangen van e-facturen met Easy Exchange in zijn werk gaat.

Stap 1: Aanschaf Easy Exchange

De eerste stap is het aanschaffen van de Easy Exchange software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.

Stap 2: Aanmelding als participant

Wanneer u gebruik maakt van Easy Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het netwerk. U bent nu in staat om e-facturen te ontvangen (en versturen).

Stap 3: Ontvangen en ‘vertalen’ van facturen

Uw leverancier(s) stuurt u, via het e-facturatie netwerk, een elektronische factuur. De factuur komt bij u binnen via ons gecertificeerde Access Point. Vervolgens pakt Easy Exchange de factuur voor u op en vertaalt deze, indien nodig, in een formaat dat door uw workflow systeem of uw financieel/ERP systeem verwerkt kan worden.

Stap 4: Verwerking

Easy Exchange biedt de factuur automatisch aan uw workflow of financieel/ERP systeem aan. Vervolgens komt de factuur, afhankelijk van hoe u uw interne processen ingedeeld en geregeld heeft, in een goedkeuringsproces terecht of wordt deze direct verwerkt in uw financieel/ERP systeem.

Heeft u interesse en wilt u graag weten wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.

Ik wil graag meer weten