E-facturen verzenden & ontvangen

E-factureren wordt door veel organisaties als ingewikkeld ervaren. Dit komt waarschijnlijk door alle aandacht die het onderwerp krijgt, met daarbij de vaak gebrekkige duidelijkheid die wordt geboden. En dat is jammer. Want e-facturatie is niet ingewikkeld, we maken het alleen ingewikkeld.

Graag leggen wij het u nog een keer uit. Stap voor stap, zodat het duidelijk is en geen drempels meer opwerpt.

Wat heb ik nodig om te starten met e-facturatie?

De stap van papieren, dan wel digitale (e-mail), facturatie naar elektronische facturatie lijkt groot. Dit valt echter reuze mee. Afhankelijk van uw huidige systeem en proces kunnen we u in 1 dag aansluiten. U hoeft zich in ieder geval geen zorgen te maken over óf we u wel aan kunnen sluiten. Easy Exchange maakt aansluiting mogelijk voor elk financieel / ERP systeem.

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het uitwisselen van e-facturen. Zo kunt u dit via de email doen of via een directe EDI verbinding met een leverancier. De veiligste vorm, én de nieuwe standaard, is echter het versturen van e-facturen over een beveiligd netwerk zoals PEPPOL. PEPPOL is een initiatief van de Europese overheden om snel en beveiligd berichtenverkeer tussen organisaties mogelijk te maken.

Wellicht ontvangt en verstuurt u alle facturen nog per post, maakt u gebruik van zowel post als e-mail of gaan alle facturen al via de e-mail. Welke vorm van factureren u ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan?

  1. Financieel pakket: Om e-facturen te kunnen versturen moet u een financieel of ERP pakket hebben dat facturen genereert.
  2. Type facturen: Moeten dit per se e-facturen zijn? Nee. Easy Exchange ‘vertaalt’ automatisch uw facturen naar de benodigde e-facturatie standaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.
  3. Toegang e-facturatie netwerk: Om de facturen vanuit uw pakket als e-facturen te versturen heeft u toegang nodig tot een e-facturatie netwerk. Wij zijn gekoppeld met PEPPOL, het Europese e-facturatie netwerk, waarover u beveiligd facturen kunt verzenden. Easy Exchange biedt een officieel, door Simplerinvoicing gecertificeerd, Access Point voor PEPPOL.
  4. Registratie PEPPOL: Om facturen over het PEPPOL netwerk te kunnen versturen moet u geregistreerd worden bij het netwerk. U wordt geregistreerd op basis van uw KvK of OIN (voor overheidsinstanties) nummer, waardoor u makkelijk vindbaar bent op het netwerk voor andere organisaties.

E-factureren via PEPPOL

U kunt factureren via een e-facturatie netwerk (PEPPOL) vergelijken met een telecom netwerk. Eenmaal aangesloten bij een provider, bijvoorbeeld Vodafone, worden alle andere personen die op het telecom netwerk zitten (ongeacht bij welke provider) voor u bereikbaar. Mits u beschikt over het telefoonnummer. Zo werkt het eigenlijk ook bij een e-facturatie netwerk. Iedereen kan via een PEPPOL provider toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat u nodig heeft is het KvK (of OIN in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te kunnen vinden/bereiken.

Adviesgesprek aanvragen

Het e-facturatie proces

Plaatjes zijn soms makkelijker dan woorden. Hieronder vindt u een schematische weergave van hoe e-facturatie via het PEPPOL netwerk er ongeveer uitziet.E-facturen Verzenden en Ontvangen

Bent u specifiek geïnteresseerd in alleen het verzenden of ontvangen van e-facturen? Kijk dan naar onze oplossingen Easy Exchange – Verzenden of Easy Exchange – Ontvangen.