Bent u ook al PEPPOL-ready?

‘Rust. En vertrouwen. Dat is hetgeen ik vooral terugzie bij organisaties die al helemaal klaar voor gebruik van het PEPPOL-netwerk zijn’, vertelt Nicky Hendriks, Sales Executive bij Easy Systems. PEPPOL, het netwerk dat vanaf 18 april volgend jaar verplicht is voor alle leveranciers van (semi)overheden stelt u in staat om snel en veilig allerlei documenten, zoals facturen, uit te wisselen met deze organisaties. Dit geldt overigens niet alleen voor (semi)overheden: dit is mogelijk met elke organisatie.

‘Ik sta ervan te kijken dat nog altijd zo’n 20% van de bedrijven hun facturen via de post verzenden. Met alle risico’s van dien’, vervolgt Nicky. ‘Risico’s die overigens ook voor verzenden via e-mail gelden, al voelt dat voor veel bedrijven wel een stuk veiliger. Helaas is dat niet écht het geval. Je weet immers niet zeker of een e-mail bij de juiste persoon aankomt, of deze wel ontvangen en geopend wordt én of er daadwerkelijk de juiste actie op wordt ondernomen. En er wordt regelmatig met facturen gefraudeerd. Vaak ontdekt men pas dat het misgegaan is als de betaling achterwege blijft.’

Hoe werkt dat dan?

‘Bij gebruik van het PEPPOL-netwerk is dit allemaal verleden tijd, omdat een factuur (of elk ander document) niet alleen veilig, maar ook traceerbaar tussen geregistreerde organisaties verzonden wordt. Denk maar aan WeTransfer, als voorbeeld, daarbij is ook gemakkelijk te zien of iemand een document gedownload heeft. Natuurlijk zit het PEPPOL-netwerk vele malen geavanceerder in elkaar, maar het illustreert hoe de traceerbaarheid ongeveer werkt.

Het netwerk is naadloos aan te sluiten op elk ERP-systeem: je ziet bovendien niet alleen of een factuur wel aangekomen is, maar voorkomt daarmee ook discussie daarover met de ontvanger. Daarnaast geeft een tijdige overstap op PEPPOL de professionele uitstraling van een organisatie een behoorlijke boost richting de rest van de supply chain.’

Kost dat veel tijd?

‘Overstappen is eenvoudig en kost weinig tijd omdat het om een zogenaamde plug and play-toepassing gaat. De mensen binnen een organisatie merken er relatief weinig van omdat het vooral aan ‘de achterkant van uw systemen’ gebeurt. De applicatie is op elk soort ERP- of financieel systeem aan te sluiten. Ik kan me voorstellen dat finance managers, zeker als ze niet direct zaken met de overheid doen, de neiging hebben om de overstap uit te stellen.

Toch raad ik aan om wel nú stappen te ondernemen: de kans om met een veilig netwerk documenten te gaan delen is een enorme vooruitgang. Enerzijds omdat steeds duidelijker blijkt dat e-mail niet langer een veilig communicatiemiddel is en anderzijds omdat je via PEPPOL gewoon sneller, slimmer en efficiënter werkt waardoor je tijd overhoudt voor andere zaken. Bouwen aan de relatie met een leverancier is immers vele malen leuker en waardevoller dan voor de zoveelste keer bellen dat er een bepaalde factuur openstaat.’

Maar… mijn leveranciers werken niet met PEPPOL

‘Het is overigens geen enkel probleem wanneer uw leveranciers zélf niet nog niet zover zijn. Wanneer iemand via Easy Systems toegang tot het PEPPOL-netwerk verkrijgt dan nemen we al het werk hieromtrent uit handen. Concreet: onze intelligente software beoordeelt zelf of een leverancier PEPPOL-ready is. Blijkt dat niet het geval dan wordt de betreffende factuur (of het andere document) alsnog via e-mail of post verstuurd. Net zolang tot de betreffende leverancier ook overgestapt is.

Kortom, u heeft er geen omkijken meer naar. Een bijkomend voordeel van toetreding tot het PEPPOL-netwerk is dat betalingen sneller binnenkomen en dat kan, zeker bij bedrijven met veel mutaties, een mooie bijdrage leveren aan de continue stroom van liquide middelen. Zélf zou ik, vanuit een rol als finance manager, niet te lang wachten met overstappen. Nu is er immers nog volop tijd om alles, ook intern, rustig te laten landen omdat er door het management, vanuit vrijwillig inzicht wordt stilgestaan bij de voordelen rondom de veiligheid, snelheid en professionaliteit die het netwerk biedt. En dat vrijwillige aansluiten bij een zinvolle innovatie voelt toch anders qua rust en vertrouwen dan uiteindelijk tóch maar overstappen omdat het vanuit regelgeving móét…’