De voordelen van e-facturatie

E-facturatie. Het staat nogal in de schijnwerpers de laatste jaren. Maar hoe komt dat nou? Wat is er nou zo geweldig aan het versturen of ontvangen van elektronische facturen? We doen het al jaren op papier of via de mail. Waarom is dat ineens niet goed genoeg meer?

Waarom e-factureren?

Allereerst is er de wettelijke verplichting (EU Richtlijn 2014/55/EU) voor overheden om facturen te kunnen ontvangen en verwerken vanaf 18 april 2019. Maar dat geldt, vooralsnog, alleen voor de overheid en niet voor het bedrijfsleven. Waarom zou u dan toch overstappen op e-facturatie?

  • E-factureren draagt bij aan een betere en snellere dienstverlening aan klanten en leveranciers door:
    • Kortere doorlooptijden bij de verwerking van de factuur en daardoor minder overschrijdingen van betaaltermijnen;
  • Efficiencybesparingen bij de verwerking van de factuur:
    • Geen fouten meer door handmatige data-entry
    • Maakt OCR overbodig
    • Veel minder uitval van facturen vanwege een foutloze elektronische verwerking van facturen
  • Kostenbesparingen – geen print- en papierkosten meer en besparing op archiefruimte en -kosten;
  • Minder spookfacturen en daardoor minder verkeerde betalingen;
  • Eenvoudigere accountantscontroles;
  • Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht;
  • Gemak en snellere verwerking – de verwerking verloopt automatisch en de papierstroom blijft achterwege;
  • Zekerheid van ontvangen;
  • Wanneer u gebruik maakt van e-facturatie via een e-facturatie netwerk (zoals PEPPOL) bent u zeker van een beveiligd berichtenverkeer;
  • Milieuvriendelijkere bedrijfsvoering

Verschillende vormen van e-facturatie

Er zijn verschillende vormen van e-facturatie. De meest bekende vorm is het versturen van een elektronische factuur per e-mail. Hier zitten echter wel wat nadelen aan verbonden:

  • Geen zekerheid dat de factuur ook ontvangen is -> Een klant ontkent een factuur te hebben ontvangen
  • E-mailverkeer is niet beveiligd. Zo loop je het risico dat je factuur onderschept en bekeken of aangepast wordt.

Grofweg zijn de volgende vormen van e-facturatie te onderscheiden:

  1. E-Facturatie netwerk, zoals bijvoorbeeld PEPPOL, via een beveiligd netwerk facturen ontvangen en versturen met gebruik van de Europese standaard;
  2. Email met een e-factuur. Veel softwarepakketten zijn inmiddels al geschikt voor het verzenden van e-facturen als (XML / UBL) attachment in een email;
  3. Een factuurportaal. Leveranciers voeren hier handmatig hun facturen in.

Behalve bovenstaande zijn er nog een aantal andere mogelijke kanalen waar je uit kunt kiezen. Daarbij ben je echter afhankelijk van het gebruikte platform door de betreffende dienstverlener of staat het kanaal voor de zender niet of onvoldoende open voor uitwisseling van facturen met andere partijen. Deze kanalen liggen dan ook minder voor de hand.

Deze overige kanalen zijn:

  • Factuurhub van een derde partij, hierbij worden leveranciers aangesloten op het netwerk van één centrale partij die de inkomende facturen voor uw organisatie verwerkt. Meestal is de factuurhub gebaseerd op een inkoop-, of document managementoplossing. Een voorbeeld hiervan is Digipoort;
  • Klantportaal van de leverancier, hierbij haalt de klant zijn eigen facturen op bij een portaal of via een webservice van de leverancier;
  • Directe verbindingen tussen leverancier en klant (EDI). De traditionele verbinding tussen één verzender en één ontvanger. Dit type verbinding wordt met name toegepast als er geen standaardisatie mogelijk is en grote aantallen transacties worden uitgewisseld. Nadeel is dat er niet meerdere verzenders en ontvanger kunnen aansluiten en je dus voor elke klant of leverancier een nieuwe verbinding op moet zetten.