Klaar voor de toekomst met Easy Exchange

De ontwikkelingen in de purchase to pay keten zijn volop in beweging. De meeste organisaties zijn de weg van papieren naar elektronische verwerking al ingeslagen. De ontwikkelingen omtrent elektronische verwerking en elektronisch berichtenverkeer zitten in een stroomversnelling. Zo zijn alle bedrijven vanaf 2017 verplicht om de Rijksoverheid elektronisch te factureren. En volgens een Europese richtlijn moeten alle aanbestedende overheidsdiensten zelf uiterlijk eind 2018 in staat zijn e-facturen te verwerken.

De weg naar volautomatisch berichtenverkeer

Een elektronische factuur is in alle opzichten beter dan een PDF-factuur. Een e-factuur kan namelijk zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden.

Met het verplicht stellen van e-facturatie aan de overheid is weer een nieuwe stap genomen in het compleet automatiseren van het elektronische berichtenverkeer binnen de purchase to pay keten. E-factureren werd al steeds meer gemeengoed, maar met de introductie van PEPPOL – de ‘nieuwe’ standaard in elektronisch berichtenverkeer – kan straks iedereen onderling elektronische berichten versturen en ontvangen. Het is hierbij wel noodzakelijk om aangesloten te zijn bij een e-facturatienetwerk.

Meer weten over de mogelijkheden van elektronisch berichtenverkeer? Neem contact met ons op

Toegang tot het Europese e-facturatie netwerk

In elk land zijn zogenoemde access points ingericht die de toegang tot het Europese e-facturatie netwerk regelen. Het netwerk verifieert de afzender, dit voorkomt spookfacturen, en wisselt de factuur via een beveiligd netwerk uit. Met andere woorden: e-facturatienetwerken zijn noodzakelijk voor echt automatisch boekhouden. In Nederland wordt het access point tot het Europese netwerk beheerd door Simplerinvoicing.

Veilige toegang en compatibiliteit met Easy Exchange

Mooi natuurlijk zo’n Europees e-facturatie netwerk en een gedeelde e-factuur standaard. Maar hoe krijgt je toegang tot dit netwerk en zorg je ervoor dat je bestaande financiële / ERP pakket ‘compatible’ is met deze nieuwe standaard? Hiervoor hebben wij  Easy Exchange ontwikkeld.

Easy Exchange kan gezien worden als een ‘Billing Service Provider’ en biedt u veilige toegang tot het Europese e-facturatie netwerk. Voor wie is aangesloten op dit netwerk, worden alle andere organisaties die hier ook aan deelnemen in één keer bereikbaar. Daarnaast haalt Easy Exchange de voor u bestemde facturen op vanuit het e-facturatie netwerk en zet deze vervolgens om naar de ‘taal’ die uw financiële / ERP pakket verstaat. Hierdoor hoeft u geen rigoureuze aanpassingen door te voeren in uw eigen softwaresystemen. Wel zo makkelijk!

Wat kunt u precies verwachten?

Easy Exchange wordt gereleased in 2 fases. Vanaf mei 2017 kunt u uw aansluiting op de Easy Exchange bestellen. In de eerste release is het mogelijk om e-facturen te ontvangen via het Europese e-facturatie (PEPPOL) netwerk. Easy Exchange biedt u veilige toegang tot dit netwerk waardoor uw leveranciers u via dit netwerk facturen kunnen sturen. Deze facturen worden vervolgens direct verwerkt in onze oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking; Easy Invoice.

Continue ontwikkeling

Natuurlijk zitten we na de eerste release niet stil. In het najaar staat de tweede release van Easy Exchange gepland. Dan kunt u naast e-facturen ook PDF facturen ontvangen via de Easy Exchange. Daarnaast is het dan mogelijk om zowel e-facturen als andere zakelijke elektronische berichten te ontvangen én te versturen over het PEPPOL netwerk.

Ook aan de ontvangende kant zullen nieuwe mogelijkheden opgeleverd worden. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk om de e- facturen direct binnen te laten komen in uw financiële / ERP systeem. Dit kan vooral interessant zijn wanneer u als organisatie met kleine volumes te maken heeft en dus geen workflow applicatie gebruikt.

Meer informatie

Bent u geïnteresseerd maar wilt u graag meer informatie over Easy Exchange ontvangen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord!