PEPPOL: veilige e-facturatie en ongeacht het bestandsformaat

OCR toepassingen (Optical Character Recognition) werden midden jaren ‘90 van de vorige eeuw ontwikkeld voor het scannen en digitaliseren van onder meer inkomende facturen. Enige jaren later kwam de verschuiving om niet alleen gescande documenten, maar ook pdf-facturen te herkennen. Met de intrede van de pdf werd het scannen van papieren facturen overbodig en ontstond tegelijkertijd de mogelijkheid om processen efficiënter te automatiseren. ‘Deze ontwikkeling was misschien wel het begin van het einde van OCR’, legt Sales Manager Hans van der Kolk uit. ‘Met de intrede van PEPPOL hebben we – na alle diverse formaten elektronische facturen – nu een échte manier van geautomatiseerde factuurverwerking in handen.’

Veiligheid gegarandeerd

PEPPOL is een totaaloplossing in één infrastructuur en vertegenwoordigt hiermee het beste van twee werelden: de standaardisatie van een factuurbericht en een transportmiddel dat veilige communicatie tussen twee organisaties garandeert. Het grootste verschil tussen PEPPOL en de verwerking via OCR is dat PEPPOL na invoering direct klaar is om op een moderne manier transacties tussen organisaties uit te wisselen. Dit begint over het algemeen met het verzenden en ontvangen van facturen, maar hier eindigen de mogelijkheden van het systeem zeker niet. ‘PEPPOL is niet het zoveelste nieuwe e-facturatie initiatief’, weet Hans, ‘het is het toekomstbestendige antwoord op de behoefte aan veilige en efficiënte geautomatiseerde factuurverwerking dat ook op Europees niveau breed gedragen wordt. Dat is de belangrijkste reden waarom dit succesvol gaat zijn.’

Spookfacturen krijgen geen kans

Easy Systems kiest bewust voor PEPPOL, legt Hans uit, omdat OCR geen toekomstbestendige oplossing biedt. ‘Die behoefte aan het veilig en gestandaardiseerd kunnen uitwisselen van berichten tussen organisaties, vervult PEPPOL wel.’ Om over te gaan op het werken met PEPPOL zijn geen aanpassingen nodig op de bestaande software systemen, benadrukt Hans. ‘Onze software is ERP-onafhankelijk en ‘vertaalt’ alle facturen naar het benodigde formaat.’

PEPPOL maakt iedere organisatie makkelijk bereikbaar door de registratie op basis van één of meer unieke identificatienummers in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK of BTW nummer, of bijvoorbeeld het OIN nummer voor overheidsinstellingen. Deze nummers kunnen door leveranciers worden gebruikt om opdrachtgevers te bereiken en is vergelijkbaar met het gebruik van een telefoonnummer. Dankzij registratie op basis van identificatienummers is altijd bekend wie de afzender van de factuur is en krijgen spookfacturen geen kans.

Groeimogelijkheden binnen Europa

PEPPOL is zoals gezegd een Europees initiatief volgens Europese standaarden. Het grote voordeel hiervan is dat gebruikers van PEPPOL door één aansluiting direct een zeer groot bereik hebben en ontzorgt worden. Hierdoor weet je van tevoren al dat je met iedereen kunt communiceren die in het ‘telefoonboek’ van PEPPOL staat. Dat is praktisch en veilig. Als gebruiker heb je in één keer toegang tot alle organisaties die aangesloten zijn op het netwerk. Dit biedt meer commerciële mogelijkheden binnen Europa, doordat je o.a. snel aan (inkoop)voorwaarden van klanten op dit gebied kunt voldoen.

Veilige manier van versturen

Het verzenden van facturen via PEPPOL kun je vergelijken met aangetekend verzenden doordat er een rechtsgeldige ontvangstbevestiging wordt verstuurd aan de afzender. Terwijl e-mail op zichzelf natuurlijk nooit echt een veilig communicatiemiddel is omdat je als verzender niet kunt zien wie er allemaal meekijken. PEPPOL daarentegen is een veilig transportmiddel omdat alle data versleuteld verzonden wordt én omdat je als ontvanger zeker weet wie de factuur verstuurd heeft.

Compliant aan AVG

In het kader van de AVG hebben organisaties die privacy gevoelige informatie op hun facturen zetten – denk bijvoorbeeld aan notarissen en advocaten – de plicht om ervoor te zorgen dat die informatie uitsluitend bij de geadresseerde terecht komt. Dit kun je niet garanderen als je facturen via e-mail verstuurt. Dit besef dringt meer en meer door in de markt.

Via PEPPOL heb je deze garantie wel. Of wat dacht u van een telefoonnota met een overzicht van met wie je als organisatie hebt gebeld. Dit is gevoelige informatie die je niet bij de verkeerde persoon terecht wil laten komen. Via PEPPOL is dit veilig verkeer van data conform de AVG wél afgedekt.

Gigantische tijdsbesparing

Naast het veiligheidsaspect is de tijdsbesparing die het werken met PEPPOL oplevert een groot voordeel. Gemiddeld gezien zijn organisaties met het verwerken van inkomende facturen via OCR nog altijd 30 tot 60 seconden per factuur kwijt, omdat OCR nooit tot honderd procent factuurherkenning zal leiden en de uitval altijd manueel gecorrigeerd moet worden. Dan is een PEPPOL aansluiting niet alleen snel gerealiseerd, het kost ook nog eens nul seconden per factuur aan verwerkingstijd.

‘Als je dit doorrekent over het aantal facturen dat je per jaar ontvangt, dan heb je je business case al snel gerealiseerd. Daarom is het in het belang van organisaties om hun leveranciers te bewegen om – nog los van alle veiligheidsvoordelen – te kiezen voor PEPPOL om deze tijdbesparende manier van communiceren op gang te brengen’, bepleit Hans .

Exacte order matching

‘Ik zie PEPPOL als een échte manier van automatiseren, terwijl OCR hier slechts een klein onderdeel van uitmaakt. Via PEPPOL heb je namelijk alle informatie die op de factuur staat, digitaal beschikbaar. Waardoor het factuurverwerkingsproces dat ná ontvangst van de factuur komt, veel beter in te richten is. Denk aan het nog beter op regelniveau kunnen matchen van de factuur met de inkooporder die daar aan vooraf gegaan is.

Doordat alle informatie over de factuur digitaal beschikbaar is, kun je het proces van order matching veel secuurder toepassen. Hiermee wordt de geautomatiseerde afhandeling na ontvangst van de factuur kwalitatief hoogwaardiger, omdat je makkelijker, meer data uit je factuur krijgt via PEPPOL dan via OCR technieken.’

Hoe meer deelnemers, hoe groter het voordeel

‘Wij horen natuurlijk ook regelmatig de kritische noot: “Maar er werken nog niet zoveel organisaties met PEPPOL”, erkent Hans. ‘Ons antwoord is dan onveranderlijk dat het juist daarom zo belangrijk is dat elke organisatie die facturen ontvangt en verzendt gaat meedoen om de gigantische besparing die er in potentie ligt, te gaan realiseren met elkaar. Hier geldt de wet van de grote getallen. Hoe meer organisaties meedoen, hoe groter het voordeel dat we kunnen bereiken.

Het is onze visie dat het in het belang van organisaties is om voor het veilig en efficiënt uitwisselen van berichtenverkeer gebruik te maken van PEPPOL. Zo kunnen we een sneeuwbaleffect creëren, waarbij uiteindelijk alle organisaties die gebruik maken van dit veilige netwerk volop kunnen profiteren van alle voordelen ervan. Onze boodschap aan ondernemers en overheden is: ga het ervaren en merk het effect in de dagelijkse praktijk. Maak afspraken met elkaar en met je leveranciers dat je via PEPPOL wilt communiceren. Want wie het grootse effect van PEPPOL eenmaal heeft ervaren, wil niet meer anders.’

Bent u klaar voor PEPPOL?

Wilt u weten wat PEPPOL kan betekenen voor de efficiëntie van uw e-facturatieproces? Neem dan gerust contact met ons op. Wij laten u vrijblijvend zien wat de voordelen van PEPPOL zijn voor uw organisatie en helpen u graag met de implementatie.

Easy Systems heeft als Billing Service Provider een eigen Access Point op PEPPOL ontwikkeld. In Nederland wordt het gebruik van PEPPOL gestimuleerd door de stichting Simplerinvoicing. Deze stichting heeft als doel het e-factureren via PEPPOL te stimuleren.