Wat is e-facturatie?

Als wij organisaties vragen of zij elektronische facturen ontvangen en verzenden, wordt hier vaak instemmend op gereageerd. In de praktijk blijkt men hier echter voornamelijk te doelen op het versturen en ontvangen van pdf bestanden via e-mail. De nog veel gebruikte pdf is weliswaar een digitaal bestand, maar dit is wat anders dan een elektronische factuur. Elektronische facturen, oftewel ‘e-facturen’, zijn facturen die automatisch te verwerken zijn in een systeem, zonder handmatige handelingen.

Definitie van e-facturatie

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Dit is zoals gezegd wat anders dan het versturen en ontvangen van pdf facturen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden. Met e-facturatie kan uw bedrijf of instelling veel kosten besparen op een milieuvriendelijke manier.

De voordelen van e-facturatie

Er zijn veel voordelen die een elektronische factuur biedt ten opzichte van een pdf factuur. Een e-factuur kan namelijk direct, zonder extra handmatige handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. Pdf facturen vereisen nog diverse handelingen zoals scanning, herkenning en controle door een OCR tool. Naast dat e-facturatie een grote efficiencyslag met zich meebrengt, levert het inzichten op in de inkoopuitgaven en liquiditeit, maakt het nieuwe vormen van werkkapitaalfinanciering mogelijk en levert het geld op in de vorm van kostenbesparingen en betalingskortingen.

Verschillende mogelijkheden

Voordat we verder gaan op het waarom van een elektronische factuur, is het wellicht verstandig om even kort aandacht te besteden aan de verschillende manieren waarop organisaties facturen versturen:

  1. Papieren facturen per post;
  2. Pdf facturen via e-mail;
  3. Facturen als pdf én als elektronisch bestand;
  4. Elektronische (XML/UBL/e.d.) facturen.

Een papieren factuur wordt gemaakt, gefrankeerd en verzonden en door de ontvangende partij na ontvangst handmatig in een computersysteem ingevoerd en betaald. Een tweede mogelijkheid is om de papieren factuur na ontvangst in te scannen en met behulp van OCR technologie te ‘lezen’ en te verwerken. Dit gebeurt ook met facturen die als pdf bestand via de e-mail ontvangen worden, zoals in optie 2 aangegeven. In beide gevallen moet er een vertaalslag worden gemaakt. De ontvangen factuur moet worden omgezet naar een elektronisch leesbaar bestand (XML/UBL) zodat het inlezen in het factuurverwerkingssysteem mogelijk wordt. Daarom zijn optie 3 en/of 4 vaak de meest efficiënte en handige methodes. Toch zijn er nog weinig organisaties die hun facturen als elektronisch bestand versturen.

Elektronische facturatie

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van uw klant of leverancier en uw eigen organisatie. Het uitwisselen elektronisch factureren, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

Wat is een XML factuur?

XML staat voor eXtend Markup Language. XML lijkt op HTML maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens (in plaats van alleen de computer) leesbaar zijn. XML is een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtenuitwisseling kan worden gebruikt. Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties dient een elektronische factuur echter aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn.

PEPPOL

Het zou natuurlijk handiger zijn als er maar één standaard was. Dat is precies wat de overheid ook dacht. Daarom zijn zij de afgelopen jaren druk bezig geweest met het ontwikkelen van een standaard die omvattend genoeg is om aan (bijna) alle wensen te voldoen. Dit is de PEPPOL standaard geworden. PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online en is een beveiligd Europees e-facturatie netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten en elkaar (beveiligd) facturen en andere elektronische berichten kunnen sturen.

Het versturen van elektronische factureren is gemakkelijker dan je denkt. Met behulp van specifieke software kunt u zelfs alle facturen, ongeacht het bestandsformaat (PDF, XML, UBL) en ongeacht de verzendingswijze (e-mail, FTP, HUB) omzetten in een elektronisch bestand. Met deze software is het mogelijk om zowel verkoopfacturen als elektronisch bestand te versturen als inkoopfacturen te ontvangen en om te zetten naar een voor u werkbaar bestand.