E-facturatie voor het bedrijfsleven

E-facturatie, er wordt veel over gesproken. De overheid stimuleert het enorm door alleen nog maar e-facturen te eisen van haar leveranciers. Juist om die reden biedt e-facturatie volop kansen en mogelijkheden. De wettelijke verplichting creëert als het ware een inktvlek. Omdat de overheid straks alleen nog maar e-facturen mag ontvangen en verwerken, moeten alle leveranciers van de overheid in staat zijn e-facturen te versturen. Zo zullen steeds meer organisaties overstappen op e-facturatie en wordt e-facturatie, ook als u niet aan de overheid factureert en dus niet verplicht wordt,  steeds interessanter.

Neem contact met mij op

Waarom e-factureren?

De belofte van e-factureren is groot. Waarom?

  • Het is veel efficiënter dan het huidige proces van post of pdf facturen. Scannen en herkennen van papieren/pdf facturen is niet meer nodig;
  • Het levert meer inzicht op in de inkoopuitgaven en liquiditeit van organisaties;
  • Het levert geld op in de vorm van kostenbesparingen en betalingskortingen.

Zo sturen nu al heel veel grote partijen, zoals telecomaanbieders (bijvoorbeeld KPN), energieleveranciers (o.a. Eneco en Essent) en lease bedrijven (Leaseplan), – waar u ongetwijfeld ook facturen van ontvangt – hun facturen via het PEPPOL netwerk aan de overheid. Die facturen kunt u voortaan ook als e-factuur ontvangen. Dit zijn de grote, regelmatig terugkerende facturen waar u een eerste grote slag mee kunt slaan.

De cijfers

Klinkt interessant toch? Er is hier nog een hele grote slag te slaan. Uit onderzoek van het CBS blijkt namelijk dat de meeste bedrijven (maar liefst 80%!) nog papieren facturen per post verstuurd. Van de overige 20% factureert 16% al wel digitaal. Dit betekent dat zij pdf facturen per mail versturen. Slechts 4% heeft al eens een elektronische factuur verstuurd.

De drempel om over te stappen op e-facturatie blijkt vooral te zitten in de volgende factoren:

  • Overstappen op e-factureren wordt gezien als een grote verandering waar men veel werk aan verwacht te hebben;
  • Men denkt dat er veel kennis, waar men (nog) niet over beschikt, nodig is voor het maken van een dergelijke stap;
  • Bedrijven wachten op elkaar. “Als nog niet ‘iedereen’ aan e-factureren doet, hebben wij ook geen reden om over te stappen.”;
  • Men vindt het ingewikkeld om de overstap naar e-facturen voor te leggen aan leveranciers.

Het gekke is dat overstappen juist heel eenvoudig is. U hoeft hier helemaal geen specifieke kennis voor in huis te hebben en er zijn geen rigoureuze veranderingen aan uw huidige systemen voor nodig. Veel systemen zijn zelfs, zonder dat organisaties zich hiervan bewust zijn, al in staat om elektronische facturen te genereren, waardoor ‘vertaling’ van een factuur niet eens meer nodig is. U heeft dan slechts toegang tot het e-facturatie netwerk nodig en een stukje software wat u hierop aansluit.

Overstappen is heel eenvoudig

Eigenlijk is het heel eenvoudig:

  • Wij zorgen er als gecertificeerd PEPPOL access point voor dat u geregistreerd wordt op het netwerk;
  • Eenmaal aangesloten op het PEPPOL netwerk is het mogelijk om naar iedere organisatie die er ook op aangesloten is facturen te versturen. Van iedereen die er op aangesloten is kunt u ook direct alle facturen ontvangen;
  • Easy Exchange wordt vervolgens gekoppeld aan uw bestaande systeem;
  • Easy Exchange zet uw uitgaande facturen, indien nodig, om naar een e-factuur en biedt deze aan op het netwerk. Voor uw inkomende facturen geldt eigenlijk hetzelfde. Deze worden opgepakt door Easy Exchange en, indien nodig, omgezet naar het formaat dat uw systeem kan verwerken.

Ik wil graag meer weten

Hoe ziet het proces eruit?
Plaatjes zeggen vaak meer dan woorden. Hieronder vindt u een schematisch weergave van hoe het verkeer over het PEPPOL netwerk er ongeveer uit ziet voor uw organisatie. Links ziet u het verzenden van facturen en rechts het ontvangen van facturen via PEPPOL.

E-facturen Verzenden en Ontvangen

Waarom PEPPOL?

We hebben al verschillende voordelen benoemd. Toch zijn er nog meer redenen waarom juist het PEPPOL netwerk interessant is om te gebruiken voor het versturen en ontvangen van e-facturen:

  • PEPPOL is een Europese standaard en maakt dus gestandaardiseerd verkeer binnen heel Europa mogelijk.
  • PEPPOL biedt u veiligheid. Het verkeer over het netwerk gebeurt volledig encrypted. Zo weet u zeker dat de factuur op de juiste manier overkomt en niet wordt onderschept of aangepast.
  • PEPPOL biedt u zekerheid. U ontvangt namelijk een (juridisch geldige) ontvangstbevestiging van uw verzonden factuur. Dus geen klanten meer die zeggen uw factuur niet ontvangen te hebben.
  • PEPPOL voorkomt spookfacturen. Alle organisaties die aangesloten zijn op het netwerk beschikken over een uniek ID nummer (bijv. KvK, IBAN, OIN, etc.). Zo weet u altijd zeker van wie u facturen ontvangt.
  • PEPPOL biedt u gemak. 1 netwerk via waar u direct met alle andere aangesloten organisaties facturen uit kunt wisselen.