E-facturatie voor kleinbedrijf en ZZP’ers

Schildersbedrijf, drukwerkleverancier of hovenier: als u nieuwe contracten afsluit met overheidsorganisaties, komt u er vanaf volgend jaar niet meer onderuit uw factuur aan te leveren als e-factuur. Voor kleine leveranciers lossen wij dit vraagstuk eenvoudig en voordelig op met een nieuwe tool: de Easy Peppol Portal.

De Rijksoverheid verlangt al sinds begin 2017 dat haar leveranciers werken met e-facturatie. Vanaf april 2019 moeten ook lagere overheden, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen, agentschappen en aanbestedende diensten in staat zijn e-facturen te ontvangen in een nieuw, gestandaardiseerd XML-formaat. In de praktijk komt dat er op neer dat leveranciers straks niet anders kunnen dan hun facturen ook in dat format te versturen. Een factuur als PDF mailen, gaat dan niet meer.

De opties voor kleinbedrijf en ZZP’ers

Facturen aan overheidsinstanties kunnen onder meer verstuurd worden via Digipoort, het digitale ‘postkantoor’ van de overheid. Nadeel hiervan is dat u hiermee alléén naar de overheid kunt factureren. Een andere, flexibelere, oplossing is het aanleveren van facturen via een beveiligd netwerk genaamd PEPPOL (Pan European Public Procurement Online). Voordeel van het PEPPOL netwerk is dat na registratie álle andere aangesloten partijen (in heel Europa) in één klap bereikbaar zijn. Dus niet alleen de overheid, maar ook alle bedrijven die aangesloten zijn. Door gebruik te maken van zogeheten ‘Access Points’ kunnen participanten versleutelde berichten naar elkaar sturen.

Toegang tot PEPPOL

Maar hoe krijgt u toegang tot dit e-facturatie netwerk? Grote kans dat u niet de software in huis heeft om facturen in het juiste format te versturen en waarmee u direct toegang heeft tot PEPPOL. Hiervoor hebben wij de Easy Peppol Portal ontwikkeld. Deze handige portal is geschikt voor iedereen die niet dagelijks, maar incidenteel zaken doet met de overheid, en in kleine volumes facturen verstuurt. Denk hierbij aan volumes van minder dan 500 facturen op jaarbasis. Met de Easy Peppol Portal kunt u makkelijk uw facturen aan álle overheden binnen Europa (én alle aangesloten bedrijven) aanleveren.

Zo werkt het

Hoe dat in z’n werk gaat? Niet ingewikkelder dan bijvoorbeeld internetbankieren. Na het controleren en verifiëren van uw KvK-gegevens, registreren wij u als officiële participant van het PEPPOL netwerk. Vervolgens is het een kwestie van inloggen, factuur aanmaken en gegevens invoeren. Het portal ‘vertaalt’ uw factuur naar het vereiste elektronische formaat. Een XML-bestand wordt daarna direct in het systeem van uw klant geïmporteerd met de juiste specificaties. Het IT-systeem van de ontvanger kan de gegevens op de factuur direct verwerken en de informatie gebruiken waarvoor zij bedoeld is.

Easy Peppol Portal -Aanmelden Easy Peppol Portal - Login Easy Peppol Portal - Factuur invoeren en versturen
Registreren Inloggen Aanmaken en versturen

Diverse voordelen

De voordelen van de Easy Peppol Portal op een rijtje:

  • Na registratie kunt u facturen sturen naar alle aangesloten bedrijven en overheden.
  • Mede omdat het niet om grote volumes gaat, werken we met een vrij lage setup-fee en een lage prijs per factuur. Voor het transporteren en opslaan van zo’n factuur moet je denken aan bedragen die onder een euro liggen.
  • Fraude wordt bijna onmogelijk, omdat aan de kant van de ontvanger de inhoud niet meer kan worden gewijzigd. Als een bedrijf een e-factuur via PEPPOL heeft verstuurd, liggen de ‘trails’, de elektronische sporen vast.
  • Documenten verschuiven niet meer van het ene naar het andere bureau of scherm en kunnen niet meer ‘kwijtraken’. De Belastingdienst kan dit deel van het verkoopboek eenvoudig controleren.
  • Gebruikers voldoen met het gebruik van het portal meteen aan de bewaarplicht van zeven jaar die de fiscus oplegt. Ook de accountant heeft er minder werk aan.
  • E-facturatie versnelt in de regel het betaalgedrag. Wat belangrijk is voor uw liquiditeitspositie.

Meer weten?

Bent u benieuwd wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden.

VRIJBLIJVEND ADVIESGESPREK AANVRAGEN