E-facturatie voor leveranciers van de overheid

April 2019. Vanaf dan zijn alle overheden en overige aanbestedende diensten verplicht om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken, Rijksoverheden waren dit al verplicht. Sluit u als leverancier een nieuwe overeenkomst met de overheid, dan wordt u verplicht uw facturen als e-factuur te sturen. Bent u hier al klaar voor?

Zo kunt u factureren aan de overheid

Er zijn meerdere vormen van e-facturatie. De meest voor de hand liggende vormen zijn:

  1. Via een e-facturatie netwerk (PEPPOL)
  2. Door middel van een email met een e-factuur
  3. Via een facturenportaal

De meest veilige en logische keuze is via het PEPPOL netwerk. Om via deze weg facturen te kunnen versturen aan de overheid is het noodzakelijk om toegang te verkrijgen tot het PEPPOL netwerk via een Billing Service Provider. Dit kan via zogenaamde Acces Points die alleen door Simplerinvoicing erkende leveranciers aangeboden wordt. Wij zijn een ERP-onafhankelijke Billing Service Provider én een erkende leverancier van Simplerinvoicing. Wij helpen u graag om op tijd aan de verplichting te voldoen.

Het proces

Hoe werkt dat dan precies, dat factureren via het PEPPOL netwerk?

Uw organisatie wordt door ons als participant aangemeld bij het Europese e-facturatienetwerk PEPPOL. Als onze klant maakt u gebruik van ons, door Simplerinvoicing gecertificeerde, Access Point. U bent dan in staat om e-facturen te verzenden (en ontvangen!).

Uw ERP of financieel systeem genereert de facturen die verzonden moeten worden naar uw klanten (bijv. de overheid). Het maakt niet uit welk type bestand uw systeem genereert, Easy Exchange ‘vertaalt’ de factuur naar het gewenste PEPPOL formaat en verstuurt de factuur, via het netwerk, naar de betreffende klant. Voorwaarde is dat deze klant ook als participant aangemeld is op het netwerk. Bij overheden weet u (vanaf april 2019) zeker dat dit het geval is. Vervolgens wordt de factuur afgeleverd bij de ontvanger waarna deze direct, of indien nodig na ‘vertaling’, in het systeem van uw klant verwerkt wordt.

Verkeer over het PEPPOL netwerk is beveiligd. Zo weet u zeker dat uw factuur onveranderd bij de ontvanger aankomt. Daarnaast krijgt u een bericht van het netwerk als de factuur is ontvangen. Zo weet u altijd zeker dat de factuur is aangekomen. Wel zo handig!

In het kort:

  • U wordt door ons aangemeld als participant op het PEPPOL netwerk;
  • Hierdoor kunt u gebruik maken van ons gecertificeerde Access Point;
  • U kunt e-facturen versturen ongeacht het bestandsformaat dat uw ERP/financieel systeem genereert;
  • Easy Exchange ‘vertaalt’ uw facturen, indien nodig, naar het gewenste formaat;
  • Al uw facturen worden met Easy Exchange verstuurd via PEPPOL;
  • Uw klanten ontvangen de facturen via hun eigen Access Point (dit kan van een andere provider zijn);
  • U ontvangt een notificatie dat de factuur ontvangen is.

Ontvangen van e-facturen

Naast het verzenden van e-facturen kunt u met Easy Exchange natuurlijk ook e-facturen ontvangen. Dit werkt in de basis hetzelfde. Easy Exchange zet de ontvangen PEPPOL factuur voor u om in het factuurformaat dat uw ERP/financieel systeem of workflow systeem kan verwerken.

Schematische weergave

 

Easy Exchange - Verzenden en Ontvangen

 

Facturatie Service

“Wat een gedoe. Ik wil me eigenlijk helemaal niet bezighouden met dit soort zaken en me volledig kunnen focussen op de kernactiviteiten van mijn bedrijf.”

Wij begrijpen dat u zich als commerciële onderneming het liefst volledig focust op uw core business. De afhandeling van (zowel de in- als uitgaande) facturen hoort hier vaak niet bij. Wij ontzorgen organisaties door deze, vaak tijdrovende, handelingen over te nemen. Hiermee hoeft u zich niet meer druk te maken over welke klant nu welk type factuur kan ontvangen en verwerken. Met de Easy Billing Service nemen wij de gehele facturatiestroom van u over.

Heeft u interesse en wilt u graag weten wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Adviesgesprek plannen