E-facturatie voor overheden

“Een nieuwe manier van werken aanleren, verandermanagement… dat vraagt om een goede planning.”

Herkenbaar? Dit horen wij regelmatig van overheidsorganisaties die per april 2019 in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen. En begrijpelijk, want vaak maken zij gelijk van de gelegenheid gebruik om goed na te denken over de (her)inrichting van de processen.

Easy Systems biedt een makkelijke en flexibele oplossing die af te stemmen is op uw eigen planning én waarmee u ondertussen wel op tijd aan de wetgeving kunt voldoen. Natuurlijk kunnen wij u proces ook zo inrichten dat u gelijk helemaal toekomstbestendig bent. De keus is geheel aan u.

1. Geen aanpassingen aan uw interne processen en systemen en tóch voldoen aan de wetgeving

Het kan! Met Easy Exchange bent u in staat om e-facturen te ontvangen via het beveiligde Europese e-facturatienetwerk (PEPPOL) zonder dat dit enige impact heeft op uw huidige factuurverwerkingsproces en zonder dat u iets hoeft te veranderen aan uw huidige systemen. Hoe werkt dat dan?

Het proces

Simpel! Of tenminste, zo voelt het voor u. Want u zult eigenlijk niks merken van de verandering. Klinkt goed toch?

Het werkt als volgt:

Uw organisatie wordt door ons als participant aangemeld bij het Europese e-facturatienetwerk PEPPOL. U maakt dan gebruik van ons, door Simplerinvoicing gecertificeerde, Access Point. U bent dan in staat om e-facturen te ontvangen. Maar in plaats van dat u uw bestaande systemen nu geschikt moet maken voor het ontvangen van deze PEPPOL facturen, en hiermee ook uw processen moet aanpassen, ‘vertalen’ wij deze facturen voor u naar een PDF, of elk ander gewenst, bestand. Deze sturen we naar uw reeds in gebruik zijnde mailbox voor inkomende facturen en voilà, de facturen worden volgens uw huidige vertrouwde proces verwerkt.

In het kort:

  • U voldoet aan de wetgeving (EU Richtlijn 2014/55/EU);
  • Er zijn geen aanpassingen aan uw huidige systemen nodig;
  • U hoeft uw huidige processen niet aan te passen;
  • Uw collega’s hoeven niet opgeleid te worden om nieuwe software te gaan gebruiken;
  • Snelle implementatie – In 1 dag up & running!

Schematische weergave

E-facturatie proces - Overheid

* Ook andere formaten mogelijk. 

2. Toekomstbestendig

Het kan natuurlijk dat u uw factuurverwerkingsproces wel graag gelijk onder handen wilt nemen en de inkomende e-facturen direct in uw workflow of ERP/financieel systeem wilt ontvangen en verwerken. Zonder tussenkomst van OCR software en de bijbehorende mogelijke uitval. Dit kan natuurlijk ook. In dit geval zet Easy Exchange de ontvangen PEPPOL factuur om naar het factuurformaat dat door uw systeem verwerkt kan worden.

Verzenden van e-facturen

Naast het ontvangen van e-facturen kunt u met Easy Exchange ook e-facturen verzenden. De software zet het factuurformaat dat gegenereerd wordt door uw financieel systeem om naar een elektronische PEPPOL factuur en verzendt de betreffende factuur vervolgens, beveiligd, over het PEPPOL netwerk naar de gewenste ontvanger. Wanneer de factuur ontvangen is, krijgt u hier een notificatie van. Zo weet u altijd zeker dat uw facturen aangekomen zijn.

De oplossing voor verzending van papieren facturen

“Maar wij versturen nog heel veel facturen per post en kunnen dat niet zomaar veranderen in e-facturen.”

Wij begrijpen dat u als overheidsinstantie veel te maken heeft met het factureren van burgers. Hier spelen zaken als veranderende e-mailadressen en zelfs het geen toegang hebben tot internet een rol. Deze personen kunt u dus moeilijk een e-factuur sturen, maar zullen gewoon via de post gefactureerd moeten blijven worden.

Met de Easy Billing Service kunnen wij ook deze stroom voor u automatiseren.

Bent u benieuwd wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden.

Vrijblijvend adviesgesprek aanvragen