Robotic Invoicing

E-invoicing, geautomatiseerde factuurverwerking… ja, die termen zijn tegenwoordig wel bekend. Maar wat is nou weer Robotic Invoicing? Robotic Invoicing is een oplossing om inkomende e-facturen gerobotiseerd te verwerken. Dat leggen we even uit.

Want wat is Robotic Invoicing nu echt?

Bij Robotic Invoicing smelt mensenwerk samen met het werk van robotjes. Dit zijn geen zichtbare robots, maar software robots die (de vaak saaie en) tijdrovende handelingen overnemen van een mens.

Robotic Invoicing is een vorm van Robotic Process Automation (RPA) gekoppeld aan het proces van e-facturatie. En simpel gezegd neemt RPA, oftewel de software robot, eenvoudige, terugkerende, manuele werkzaamheden van medewerkers over.

Hierdoor verlopen processen vlotter, nauwkeuriger en meer gecontroleerd. Dit geeft medewerkers de ruimte om zinvolle en waarde-creërende taken uit te voeren. En daarmee wordt het werk ook interessanter.

Hoe werkt het dan in combinatie met e-facturatie?

Een voorbeeld: u ontvangt een e-factuur, hierop staan allerlei gegevens. Uiteraard moet de factuur betaald worden, maar enkele gegevens worden ook overgenomen in een ander systeem, bijvoorbeeld in een zaaksysteem (overheid) of een crm systeem. Dit overnemen van gegevens gebeurt vaak handmatig en dit leent zich er juist heel goed voor om door een software robot uitgevoerd worden. Die software robot plaatst direct bij het ontvangen van een factuur alle gegevens in de benodigde systemen en/of vakapplicaties.

De robot kan ook controles uitvoeren, bijvoorbeeld of facturen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, of er kan een interne validatie plaatsvinden. Hiermee voorkomt u fouten, mogelijke uitval of gevallen van fraude.

We brachten het in beeld voor u:

Factuurgegevens blijven in originele datavorm

Met Robotic Invoicing worden manuele handelingen geminimaliseerd en processen op elkaar afgestemd. De factuurgegevens worden vanuit de originele datavorm rechtstreeks in één of meerdere applicaties geplaatst. Het wordt niet eerst naar een ander bestandsformaat geconverteerd en overbodige en dubbele handelingen blijven achterwege. De authenticiteit en integriteit van de e-factuur blijft dus behouden.

Meer informatie

Easy Systems en zusterorganisatie Coforce hebben de handen ineengeslagen om deze oplossing te bieden voor administratieve lastenverlichting. Meer weten? Neem contact met ons op!